SurveyPlanning_img1.gif 2. Survey Planning
Annex 1 ODK ACF-E Forms Annex 2 ODK ACF-E How to adapt a form into local language.pdf Annex 3 ODK ACF-E How to modify an existing form.pdf Annex 4 ODK ACF-E How to author surveys for ODK.pdf Annex 5 a ODK ACF-E How to convert a excel form into .xml form INTERNET.pdf Annex 5 b ODK ACF-E How to convert a excel form into .xml form NO INTERNET.pdf Annex 6 ODK ACF-E How to upload a form into aggregate server.pdf
ACF-E FORMS
The ACF-E technical department worked closely with the author of this toolkit in order to  adapt and standardize the  forms based on the existing ACF formularies and surveys.
graphic
Forms are available either in the annexes of this toolkit or in the ACF-E server  corresponding to your mission. (Refer  to Annex 1 ACF-E Forms
The forms are available in three different languages (English, French and Spanish), in  addition, the forms can be  adapted to be displayed in any local language of your choice 
(Refer to Annex 2 & Video tutorial 2 “How to adapt a form into local language”) 
It is possible modify existing forms or after a short learning process create adapted  forms to each context and ACF  Mission needs  
(Refer to Annex 3 & Video tutorial 3 “How to modify existing forms”) 
(Refer to Annex 4 “How to author surveys for ODK “)
After doing changes into the standard V 1.0 Forms you should follow the documents for  transform the excel to .xml  and uploading the modified form into the server or ODK  collect
(Refer to Annexes 5  œHow to convert an .xls into .xml  œa) Internet b) No internet)
However, ideally for pilot testing on the first phases of implementing this mobile data  collection system we  recommend you to use the standard available forms 
DATA MANAGEMENT
The ACF-E TIC department has set up the system where the collected data will be  managed, stored and distributed.  For each ACF-E mission is available an instance of  the server, so that the data will be stored separately for each  country ACF-E is working.  All the technical departments within an ACF-E mission will share the same server.
graphic
There is three levels of permissions for managing the data hosted in the server, we can  describe it mainly as:
-Administrator:  Full access to server configuration 
  • Create new users via ODK Aggregate
  • Remove Users via ODK Aggregate
  • Define new users password via ODK Aggregate
  • Define users permissions via ODK Aggregate
  • Upload new blank forms via ODK Aggregate
  • Delete existing  blank forms via ODK Aggregate
  • Download existing blank forms via ODK Collect application
  • Send filled forms instances from via ODK Collect application
  • Delete existing filled forms instances via ODK Aggregate
  • Pull data via ODK Briefcase
  • Push data via ODK Briefcase
  • Export data via ODK Briefcase
-Form manager: Partial access to server configuration 
  • Upload new blank forms via ODK Aggregate
  • Delete existing  blank forms via ODK Aggregate
  • Download existing blank forms to the ODK Collect application
  • Send filled forms instances from the ODK Collect application
  • Delete existing filled forms instances via ODK Aggregate
  • Pull data via ODK Briefcase
  • Push data via ODK Briefcase
  • Export data via ODK Briefcase
-Data collector:  Limited access to server configuration 
  • Download existing blank forms via ODK Collect application
  • Send filled forms instances via ODK Collect application
  • Delete existing filled forms instances via ODK Aggregate
  • Pull data via ODK Briefcase
  • Export data via ODK Briefcase
If you want to know what are the access details for your ACF-E mission:
-Server URL 
-Username
-Password
Please contact ACF-E TIC department for your inquiry.
(Refer to Annex 6 “How to upload a form into aggregate server”)